Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten

Die Ohlsen GmbH nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.

 

Wir erheben, speichern, verarbeiten, sowie übermitteln bei Bedarf die Daten an Handwerker, Lieferanten, Inkassodienstleistern, und Dienstleister mit Leistungsgegenstand für die unserem Verwaltungsauftrag zugrunde liegende Liegenschaft (u.a. Grundstückspflege, Hausreinigung, Messtechnikvermieter, Heizkostenabrechner, etc) mit Sitz in Deutschland die dort ebenfalls zu den folgenden Zwecken verarbeitet und genutzt werden:

  • Abwicklung von Kundenanfragen, allgemeine Korrespondenzen / Informationen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Durchführung der persönlichen und telekommunalen ein-/ausgehende Kommunikation“
  • E-Mail-Verarbeitung
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Durchführung der elektronischen Kommunikation“
  • Behördliche Korrespondenzen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Abwicklung der medienübergreifenden Kommunikation mit Behörden“
  • Verarbeitung der Daten bei Auftragsübernahme
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Bereitstellung von Informationen im ERP-System, Aufnahme Kommunikation zu Kunden, Vorbereitung Inkasso/Zahlungsverkehr“
  • Kontaktaufnahme und Terminabstimmungen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Organisation und Koordination von Terminabstimmungen im Rahmen des Neuvermietungsprozesses sowie Wohnungsrücknahmeprozesses, auch im Rahmen der Auftragsannahme“
  • Verarbeitung der Daten bei Mietvertragsabschluss / bei Anlage der Mietkaution
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Bereitstellung von Informationen im ERP-System, Anlage der Mietkaution, Vorbereitung Inkasso/Zahlungsverkehr“
  • Bereitstellung von Buchhaltungsunterlagen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Wiederkehrende Bereitstellung von Informationen für den Hauseigentümer (Monitoring)“
  • Nebenkostenabrechnungen/ Nebenkostenanpassungen (Mieter)
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Abrechnung von Betriebs-/Neben-/Heizkosten, Vorbereitung Regulierung des Abrechnungsergebnisses“
  • Jahresabrechnungen/ Wirtschafsplänen (Eigentümer)
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Abrechnung von Haus-/Wohngeldvorauszahlungen, Vorbereitung Regulierung des Abrechnungsergebnisses“
  • Durchführungen von Verwaltungsbeiratsprüfungen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Einladung der Verwaltungsbeiratsmitglieder, Bereitstellung von Informationen“
  • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von  Eigentümerversammlungen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Einladung der Eigentümer, Bereitstellung von Informationen, Dokumentation“
  • Abwicklung von Schaden-/Mängelanzeigen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Auftragsbearbeitung, Auftragsvergabe, Organisation und Koordination von Ausführungsterminen, Dokumentation“
  • Zahlungsverkehr/Inkasso
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Inkasso für laufende Mieten  und Vorauszahlungsbeträge Debitoren, Zahlungsverkehr Kreditoren, Regulierungen Abrechnungsergebnisse)
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Erstellung der Lohnabrechnung für geringfügig Beschäftigte, Abrechnung Dienstleistung Steuerberatung, Erfüllung gesetzl. Anforderungen“
  • Personalakuise /Personaleinstellungen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Anwerbung von neuem Personal (Auftragsobjekte), Personalführung“
  • Mahnwesen / Forderungsmanagement
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Geltendmachung von Kundenforderungen /Inkasso“
  • Versicherungsschadenregulierungen
    > verfolgte Zweckbestimmungen: „Anzeige, Abwicklung und Abrechnung von Versicherungsschäden“

Wir weisen Sie daraufhin, dass die im Rahmen der vorstehend genannten Zwecke erhobenen persönlichen Daten unter Beachtung der EU-DSGVO erhoben, verarbeitet, genutzt und übermittelt werden. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

 

Wir weisen zudem darauf hin, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten auf freiwilliger Basis erfolgt. Ferner können Sie Ihr Einverständnis verweigern bzw. jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ihre Widerrufserklärung richten Sie an: kontakt@ohlsen-iz.de

 

Im Fall des Widerrufs werden mit dem Zugang Ihrer Widerrufserklärung Ihre Daten bei der Ohlsen GmbH gelöscht, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem nicht entgegenstehen.

Auskunfts- und Widerrufsrecht

Sie erhalten jederzeit ohne Angabe von Gründen kostenfrei Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten. Sie können jederzeit Ihre bei uns erhobenen Daten sperren, berichtigen oder löschen lassen, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem nicht entgegenstehen. Sie können jederzeit die uns erteilten Einwilligung zur Datenerhebung und Verwendung ohne Angaben von Gründen widerrufen. 

Wenden Sie sich dazu an: kontakt@ohlsen-iz.de

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Ohlsen GmbH
Große Paaschburg 48b
25524 Itzehoe

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